Aviso de Privacidad
Tratamiento de los datos personales en la
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGÍA NUTRICIÓN Y ENDOSCOPIA PEDIÁTRICA – UGANEP SAS
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGÍA NUTRICIÓN Y ENDOSCOPIA PEDIÁTRICA – UGANEP SAS
1. OBJETIVO
Definir las condiciones para el adecuado tratamiento de los datos personales en la UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS, en consideración a los derechos a la intimidad y la información, los cuales otorgan a las personas la facultad de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de la empresa.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones que UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS realice sobre los datos personales de empleados, accionistas, proveedores y clientes.
3. RESPONSABLE
Todo el personal administrativo y asistencial de UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS
4. DEFINICIONES
4.1. AUTORIZACIÓN
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
4.2. AVISO DE PRIVACIDAD
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4.3. BASE DE DATOS
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4.4. CONSULTA
Solicitud del titular de la información o sus causahabientes encaminada a conocer la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
4.5. DATO PERSONAL
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables (dato público, dato semi-privado, dato privado y dato privado sensible).
4.6. DATO PÚBLICO
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
4.7. DATO SENSIBLE
Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4.8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
4.9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realicé el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4.10. RECLAMO
Solicitud del titular de la información o sus causahabientes que tiene por objeto la corrección, actualización o supresión de la información personal del titular, o que pretende exigir el cumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012.
4.11. TITULAR
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
4.12. TRANSMISIÓN
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4.13. TRANSFERENCIA
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.14. TRATAMIENTO
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. MARCO LEGAL
a. Constitución Política de Colombia.
b. Ley 1581 de 2012.
c. Decreto reglamentario 1377 de 2013.
d. Decreto 886 de 2014.
e. Circular externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015.
5.2. CONDICIONES GENERALES
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS entiende por protección de datos todas aquellas medidas necesarias que deben tomarse a nivel técnico y legal para garantizar que la información almacenada en las bases de datos sea confiable, este actualizada y totalmente segura de cualquier intento de manipulación por parte de personas no autorizadas.
El tratamiento de las bases de datos sólo podrá ejercerse con el consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares, de tal forma que los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento., a menos que se trate de datos públicos. Además, no está permitido el consentimiento tácito del TITULAR y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial.
La información sujeta al tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, garantizándose en todo caso el derecho del TITULAR a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan y a solicitar las correcciones que sean pertinentes.
5.3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades de acuerdo a la calidad del TITULAR de los datos:
a. Empleados: Los datos personales de los EMPLEADOS serán los conocidos por el EMPLEADOR en virtud de la relación laboral, los cuales se limitan a:
• Datos suministrados por el EMPLEADO durante el proceso de selección y vinculación con el EMPLEADOR.
• Datos proporcionados u originados durante la vigencia del contrato de trabajo, los cuales serán recolectados, almacenados, actualizados, usados y suprimidos por EL EMPLEADOR para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos en materia laboral y de seguridad y salud en el trabajo derivados de su actividad como EMPLEADOR.
o Compartir sus datos personales a las autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
o Dar acceso a los beneficios ofrecidos por el EMPLEADOR al EMPLEADO o a sus familiares, según los requisitos definidos en cada caso, y realizar las actividades de bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
Para tal efecto, se creará una carpeta física o digital por cada empleado que solo será accedida y tratada por la Coordinadora de Gestión Humana y/o quien esta autorice, con la finalidad de administrar la relación laboral entre UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS y el EMPLEADO. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido, por lo tanto, solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.
Adicionalmente, la información básica del EMPLEADO se ingresará al software contable con el objetivo de liquidar la nómina y registrarla en la contabilidad.
En virtud de la ley y de la obligación que tiene el EMPLEADOR de gestionar la relación laboral con el EMPLEADO, no habrá lugar a la supresión total o parcial, o revocación de los datos laborales tratados por el EMPLEADOR y que sean necesarios para administrar la relación laboral, información como la siguiente, pero sin limitarse ésta: datos relativos a tiempo de servicio, salarios devengados, tipo de contrato, vacaciones y cargos desempeñados.
En términos generales, los datos de los EMPLEADOS de la empresa serán almacenados mientras dure la relación laboral y durante los seis años siguientes a la terminación del vínculo contractual.
Sin embargo, serán conservados por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa, los documentos relacionados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Los datos relativos al tipo de contrato, cargo desempeñado, tiempo de servicio, salarios devengados, afiliaciones y pagos de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones serán conservados por término indefinido, exclusivamente para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
o Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
o Fines estadísticos o históricos.
b. Accionistas: Los datos e información personal de los ACCIONISTAS de la empresa, registrados en los libros de comercio, tienen el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
• Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Sociedad.
El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia
c. Proveedores: UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS podrá tratar datos para todas aquellas actuaciones relacionadas con las facultades, obligaciones y deberes que le otorga la ley en razón de su calidad de contratante, ya que en virtud del objeto social y para la atención de sus necesidades se requiere que la empresa sostenga relaciones comerciales con PROVEEDORES.
En consecuencia, los datos personales de los PROVEEDORES serán los conocidos por la EMPRESA en virtud de la relación comercial o contractual, los cuales tendrán las siguientes finalidades:
• Adelantar el proceso de vinculación de proveedores.
• Hacer seguimiento a la ejecución de las actividades contratadas.
• Realizar los pagos de facturación.
• Cumplir con las obligaciones legales contempladas en normas tributarias, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.
Por lo anterior, los datos personales de los PROVEEDORES que serán conocidos por la EMPRESA son:
• Datos suministrados con anterioridad a la vinculación como PROVEEDOR o CONTRATISTA de la EMPRESA, los cuales sean necesarios para la selección de proveedores y la estructuración del contrato u orden de compra.
• Datos proporcionados durante la vigencia del contrato u orden de compra, los cuales sean necesarios para la ejecución de la actividad y para dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales.
• Datos relativos a la seguridad y salud en el trabajo de los PROVEEDORES y trabajadores de CONTRATISTAS, los cuales deban ser conocidos en virtud de obligaciones legales, como las consagradas en el Decreto 1072 de 2015 y otras normas como las tributarias (acreditación del pago de aportes al sistema integral de seguridad social).
• Datos relacionados con aspectos contables, los cuales sean requeridos para la realización de los pagos y reportes a las autoridades de control y vigilancia.
El tratamiento de los datos personales de PROVEEDORES está sujeto a (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no excede del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y a (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.
Por lo anterior, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por el PROVEEDOR o a la revocación de la autorización mientras exista una relación comercial o contractual entre EL PROVEEDOR y LA EMPRESA, y cinco (5) años más contados desde la terminación de la última relación contractual.
Sin embargo, los datos básicos del PROVEEDOR registrados en el software contable para efectos de la contabilidad, no podrán ser eliminados en cumplimiento de la normatividad legal tributaria.
d. Clientes, pacientes y usuarios: UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS como responsable y/o encargada del tratamiento de la información que conoce de sus CLIENTES, PACIENTES Y USUARIOS en virtud de la relación comercial y/o contractual sostenida entre las partes, manifiesta que estos datos serán recolectados, almacenados y usados para el cumplimiento de los deberes que han sido consagrados en la ley y en los contratos u órdenes de compra.
Por lo anterior, los datos personales de los CLIENTES, PACIENTES Y USUARIOS serán tratados con las siguientes finalidades:
• Prestar servicios de salud.
• Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud en desarrollo de las actividades y objeto social de la Clínica, como, por ejemplo, pero sin limitarse, actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza, así como para actividades que provengan de los trámites propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan.
• Cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas con el cliente.
• Diligenciar el Registro Individual de la Prestación de Servicios se Salud (RIPS).
• Medir la calidad del servicio mediante la recepción y efectiva respuesta a las sugerencias, quejas y reclamos.
• Realizar registros administrativos para las áreas de auditoria, facturación y contabilidad.
• Facturar y cobrar ante las personas naturales o jurídicas responsables del pago.
• Cumplir con las obligaciones contables y tributarias contempladas en las normas vigentes.
• Garantizar la seguridad de las personas y los bienes en los puntos de atención mediante el monitoreo a través de cámaras de vigilancia.
• Adelantar procesos de investigación, estadísticas y campañas de prevención y promoción, previo consentimiento del titular de la información.
El tratamiento de los datos personales se realiza durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades enunciadas, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales u obligaciones contractuales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.
De igual forma se precisa que de conformidad a la normatividad vigente se garantizar la protección de los datos personales de cada paciente y usuario sobre los cuales se garantice la atención en salud por medio de la modalidad de TELEMEDICINA.
Por su parte, el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999 conforme a los parámetros del Archivo General de la Nación y del Ministerio de Salud y Protección Social.
5.4. DEBERES DE UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
a. Garantizar el uso adecuado de la información que como RESPONSABLE DE LOS DATOS posee de los titulares (empleados, accionistas, proveedores y clientes).
b. Garantizar al TITULAR en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
c. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias, de acuerdo a las definiciones legales que sobre conservación de documentos consagra la legislación colombiana.
d. Garantizar que la información sea almacenada bajo estrictas medidas de confidencialidad.
e. Tramitar las consultas y reclamos que se radiquen por parte de los titulares.
f. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.5. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
a. Ser veraz en la información entregada a UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
b. Mantener actualizada la información que se requiera por UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS con el fin de facilitar la gestión de la relación laboral, comercial o civil entre las partes.
5.6. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
a. Empleados: se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de los EMPLEADOS durante el proceso de selección y vinculación, la vigencia de la relación contractual y dentro de los ocho (6) años siguientes a la fecha de terminación de la relación laboral. Sin embargo, por razones administrativas, contables, fiscales, jurídicas e históricas de la información, algunos datos deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Por consiguiente, serán conservados por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa, los documentos relacionados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Los datos relativos al tipo de contrato, cargo desempeñado, tiempo de servicio, salarios devengados, afiliaciones y pagos de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones serán conservados por término indefinido, exclusivamente para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
o Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
o Fines estadísticos o históricos.
b. Proveedores: se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de los PROVEEDORES durante la vigencia de la relación comercial o contractual y dentro de los cinco (5) años siguientes contados desde la terminación de la última relación comercial. Sin embargo, los datos básicos del PROVEEDOR registrados en el software contable para efectos de la contabilidad, no podrán ser eliminados en cumplimiento de la normatividad legal tributaria.
c. Accionistas: las limitaciones temporales al tratamiento de datos personales de ACCIONISTAS están condicionadas a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas mercantiles.
d. Clientes: El tratamiento de los datos personales se realiza durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades enunciadas, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales u obligaciones contractuales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.
5.7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La autorización para el tratamiento de datos será solicitada por la EMPRESA cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos de empleados, clientes y proveedores. En esta se informarán los datos personales que serán recolectados y la finalidad específica del tratamiento para la cual se solicita dicha autorización.
La autorización será solicitada con anterioridad a la recolección de los datos a través de los formularios de Autorización para el Tratamiento de Datos o de cualquier otro medio autorizado por la ley. Sin embargo, no se requerirá autorización para el tratamiento de la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
Por su parte, el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999 conforme a los parámetros del Archivo General de la Nación y del Ministerio de Salud y Protección Social.
Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de la información, se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del TITULAR que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. No obstante, la autorización del TITULAR no será necesaria cuando se trate de:
• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de datos de naturaleza pública.
• Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.
En consecuencia, UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS solicita autorización de tratamiento de datos bajo las siguientes circunstancias:
a. Los empleados deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales al momento de iniciar la relación laboral. Aquellos trabajadores que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
b. Los clientes deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales al momento de iniciar la relación contractual. Aquellos clientes que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
Se aclara que los pacientes y usuarios no firmarán autorización para el tratamiento y protección de datos, ya que la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999.
c. Los proveedores deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales durante el proceso de selección de proveedores. Aquellos proveedores que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
En aquellos casos en que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y uso de la información, la EMPRESA deberá comunicar al TITULAR dichas modificaciones con anterioridad o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, lo cual se hará a través de la página web www.uganep.com o de cualquier medio habilitado (comunicaciones escritas enviadas al domicilio de los titulares, correos electrónicos, etc).
Además, se deberá solicitar una nueva autorización a los TITULARES cuando se realicen cambios con respecto a la finalidad del tratamiento.
Finalmente, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados ni a la revocación de la autorización mientras exista una relación laboral, comercial o contractual entre el TITULAR y UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
5.8. AVISO DE PRIVACIDAD
En aquellos casos en los que no sea posible poner a disposición de los TITULARES las políticas de privacidad y uso de la información, la EMPRESA informará sobre la existencia de las políticas que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales a través del aviso de privacidad, el cual estará a disposición de los TITULARES en la página web de la EMPRESA UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
5.9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Sin perjuicio de lo establecido en la ley, los TITULARES DE LOS DATOS contarán con los siguientes derechos:
a. Acceder a los datos personales que estén bajo el control de LA EMPRESA cuando actúe como responsable de la información, y ejercer sus derechos sobre los mismos.
b. Consultar de forma gratuita sus datos personales.
c. Cuando así lo requiera el TITULAR o cuando LA EMPRESA como responsable haya podido advertirlo, podrá solicitar información, actualización o rectificación de los datos contenidos en las bases de datos, de tal manera que satisfaga los propósitos del tratamiento.
d. Acudir sin limitación alguna, ante la persona o área designada por la EMPRESA, que asume la función de contacto en materia de datos personales.
e. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
f. Acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas por violación de las normas sobre tratamiento de datos personales. El TITULAR debe tener en cuenta que sólo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la EMPRESA.
Para el ejercicio de estos derechos, se podrá presentar consulta o reclamo, según sea el caso, mediante comunicación dirigida a UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS, la cual podrá ser enviada a la CARRERA 29 No. 44 - 48, o enviarla al correo electrónico info@uganep.com. En caso de requerir mayor información o aclaración podrá comunicarse al teléfono 6076852950.
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
5.10 CONTACTO EN CASO DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La empresa designa como administrador de la información al CONTADOR, el cual tendrá como función primordial velar por el correcto uso de la misma. Para cualquier inquietud, el interesado puede contactar al correo electrónico info@uganep.com. En caso de requerir mayor información o aclaración podrá comunicarse al teléfono 6076475970.
5.11. CONSULTAS
Las consultas deberán ser presentadas por el titular de la información, sus causahabientes o representantes.
Las consultas de datos personales serán gratuitas (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
El término máximo para dar respuesta a las consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Sin embargo, cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.12. RECLAMOS
El reclamo debe formularse mediante solicitud dirigida a la empresa con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.13. NOVEDADES DE LA BASE DE DATOS
En la base de datos de empleados se incluirán las siguientes leyendas de acuerdo a las novedades presentadas:
a. Consulta: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten consulta, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha de resolución. En caso de existir comentarios estos se indicarán por escrito en la casilla observaciones.
b. Reclamo incompleto: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten reclamo, pero este no cumpla con los requisitos básicos, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha en que se cumplirá el término para subsanar el defecto. En caso de existir comentarios estos se indicarán por escrito en la casilla observaciones.
Cuando el titular o sus causahabientes subsanen el defecto del reclamo, la leyenda reclamo incompleto será reemplazada por la leyenda reclamo en trámite.
c. Reclamo en trámite: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten reclamo completo, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha en que se cumplirá el término para dar respuesta. En la casilla observaciones deberá indicarse el motivo del reclamo.
Cuando se dé respuesta al reclamo, la leyenda reclamo en trámite será remplazada por la leyenda reclamo decidido.
d. Reclamo decidido: cuando se ha dado respuesta al reclamo completo presentado por el titular de la información o sus causahabientes, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha de resolución.
e. Información en discusión judicial.
5.14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.
Es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS que tengan acceso a las bases de datos de la compañía, guardar estricta confidencialidad de la información que allí reposa, por lo anterior se suscriben acuerdos de confidencialidad independientes y adicionales al contrato de trabajo.
El superior jerárquico de cada trabajador será quien determine la necesidad de dar acceso a la información contenida en las bases de datos, caso en el cual deberá asegurar la firma del acuerdo de confidencialidad con anterioridad a la autorización de acceso.
Las bases de datos físicas se encuentran ubicadas en las instalaciones de la empresa, las cuales están protegidas por circuito de vigilancia, y son administradas por UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS Los trabajadores no están autorizados para retirar carpetas ni expedientes de las instalaciones de la empresa.
Las bases de datos electrónicas están protegidas por usuarios y claves de acceso personales e intransferibles a las computadoras personales de cada trabajador, así como de usuarios y claves de acceso al software.
Los permisos de acceso al software se otorgan de acuerdo al cargo y sus funciones. En cuanto a la historia clínica, esta puede ser editada por el medico al momento de la consulta y hasta las 24 horas del mismo día. Los datos de tipo administrativo pueden ser editados por la UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS. El área de facturación, servicio al cliente, glosas y calidad tienen permiso de acceso a la historia clínica para el cumplimiento de sus funciones sin poder editar la información que allí se registra.
Para la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos, se asegura firma de acuerdo de confidencialidad por parte del proveedor contratado, el cual debe acreditar conocimientos y experiencia en mantenimiento de equipos de cómputo.
El Ingeniero del Software también suscribe acuerdo de confidencialidad.
Definir las condiciones para el adecuado tratamiento de los datos personales en la UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS, en consideración a los derechos a la intimidad y la información, los cuales otorgan a las personas la facultad de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de la empresa.
2. ALCANCE
Aplica para todas las operaciones que UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS realice sobre los datos personales de empleados, accionistas, proveedores y clientes.
3. RESPONSABLE
Todo el personal administrativo y asistencial de UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS
4. DEFINICIONES
4.1. AUTORIZACIÓN
Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
4.2. AVISO DE PRIVACIDAD
Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
4.3. BASE DE DATOS
Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
4.4. CONSULTA
Solicitud del titular de la información o sus causahabientes encaminada a conocer la información personal del titular que repose en cualquier base de datos.
4.5. DATO PERSONAL
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables (dato público, dato semi-privado, dato privado y dato privado sensible).
4.6. DATO PÚBLICO
Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
4.7. DATO SENSIBLE
Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
4.8. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
4.9. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realicé el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
4.10. RECLAMO
Solicitud del titular de la información o sus causahabientes que tiene por objeto la corrección, actualización o supresión de la información personal del titular, o que pretende exigir el cumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012.
4.11. TITULAR
Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
4.12. TRANSMISIÓN
Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4.13. TRANSFERENCIA
La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
4.14. TRATAMIENTO
Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1. MARCO LEGAL
a. Constitución Política de Colombia.
b. Ley 1581 de 2012.
c. Decreto reglamentario 1377 de 2013.
d. Decreto 886 de 2014.
e. Circular externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015.
5.2. CONDICIONES GENERALES
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS entiende por protección de datos todas aquellas medidas necesarias que deben tomarse a nivel técnico y legal para garantizar que la información almacenada en las bases de datos sea confiable, este actualizada y totalmente segura de cualquier intento de manipulación por parte de personas no autorizadas.
El tratamiento de las bases de datos sólo podrá ejercerse con el consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares, de tal forma que los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento., a menos que se trate de datos públicos. Además, no está permitido el consentimiento tácito del TITULAR y sólo podrá prescindirse de él por expreso mandato legal o por orden de autoridad judicial.
La información sujeta al tratamiento será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, garantizándose en todo caso el derecho del TITULAR a obtener información acerca de la existencia de datos que le conciernan y a solicitar las correcciones que sean pertinentes.
5.3. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades de acuerdo a la calidad del TITULAR de los datos:
a. Empleados: Los datos personales de los EMPLEADOS serán los conocidos por el EMPLEADOR en virtud de la relación laboral, los cuales se limitan a:
• Datos suministrados por el EMPLEADO durante el proceso de selección y vinculación con el EMPLEADOR.
• Datos proporcionados u originados durante la vigencia del contrato de trabajo, los cuales serán recolectados, almacenados, actualizados, usados y suprimidos por EL EMPLEADOR para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos en materia laboral y de seguridad y salud en el trabajo derivados de su actividad como EMPLEADOR.
o Compartir sus datos personales a las autoridades judiciales o administrativas, nacionales o extranjeras que soliciten dichos datos en ejercicio de sus funciones.
o Dar acceso a los beneficios ofrecidos por el EMPLEADOR al EMPLEADO o a sus familiares, según los requisitos definidos en cada caso, y realizar las actividades de bienestar y seguridad y salud en el trabajo.
Para tal efecto, se creará una carpeta física o digital por cada empleado que solo será accedida y tratada por la Coordinadora de Gestión Humana y/o quien esta autorice, con la finalidad de administrar la relación laboral entre UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS y el EMPLEADO. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a los establecidos en el contrato de trabajo y las autorizaciones que se firmen para el efecto está prohibido, por lo tanto, solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.
Adicionalmente, la información básica del EMPLEADO se ingresará al software contable con el objetivo de liquidar la nómina y registrarla en la contabilidad.
En virtud de la ley y de la obligación que tiene el EMPLEADOR de gestionar la relación laboral con el EMPLEADO, no habrá lugar a la supresión total o parcial, o revocación de los datos laborales tratados por el EMPLEADOR y que sean necesarios para administrar la relación laboral, información como la siguiente, pero sin limitarse ésta: datos relativos a tiempo de servicio, salarios devengados, tipo de contrato, vacaciones y cargos desempeñados.
En términos generales, los datos de los EMPLEADOS de la empresa serán almacenados mientras dure la relación laboral y durante los seis años siguientes a la terminación del vínculo contractual.
Sin embargo, serán conservados por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa, los documentos relacionados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Los datos relativos al tipo de contrato, cargo desempeñado, tiempo de servicio, salarios devengados, afiliaciones y pagos de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones serán conservados por término indefinido, exclusivamente para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
o Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
o Fines estadísticos o históricos.
b. Accionistas: Los datos e información personal de los ACCIONISTAS de la empresa, registrados en los libros de comercio, tienen el carácter de reserva por disposición legal. No obstante, la información será revelada en los casos establecidos por las normas que regulan el mercado público de valores.
En consecuencia, las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de los accionistas son las siguientes:
• Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
• Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa.
• Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Sociedad.
El acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia
c. Proveedores: UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS podrá tratar datos para todas aquellas actuaciones relacionadas con las facultades, obligaciones y deberes que le otorga la ley en razón de su calidad de contratante, ya que en virtud del objeto social y para la atención de sus necesidades se requiere que la empresa sostenga relaciones comerciales con PROVEEDORES.
En consecuencia, los datos personales de los PROVEEDORES serán los conocidos por la EMPRESA en virtud de la relación comercial o contractual, los cuales tendrán las siguientes finalidades:
• Adelantar el proceso de vinculación de proveedores.
• Hacer seguimiento a la ejecución de las actividades contratadas.
• Realizar los pagos de facturación.
• Cumplir con las obligaciones legales contempladas en normas tributarias, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.
Por lo anterior, los datos personales de los PROVEEDORES que serán conocidos por la EMPRESA son:
• Datos suministrados con anterioridad a la vinculación como PROVEEDOR o CONTRATISTA de la EMPRESA, los cuales sean necesarios para la selección de proveedores y la estructuración del contrato u orden de compra.
• Datos proporcionados durante la vigencia del contrato u orden de compra, los cuales sean necesarios para la ejecución de la actividad y para dar cumplimiento a obligaciones legales y contractuales.
• Datos relativos a la seguridad y salud en el trabajo de los PROVEEDORES y trabajadores de CONTRATISTAS, los cuales deban ser conocidos en virtud de obligaciones legales, como las consagradas en el Decreto 1072 de 2015 y otras normas como las tributarias (acreditación del pago de aportes al sistema integral de seguridad social).
• Datos relacionados con aspectos contables, los cuales sean requeridos para la realización de los pagos y reportes a las autoridades de control y vigilancia.
El tratamiento de los datos personales de PROVEEDORES está sujeto a (i) un ámbito temporal, es decir que el periodo de conservación de los datos personales no excede del necesario para alcanzar la necesidad con que se han registrado y a (ii) un ámbito material, que exige que los datos recaudados sean los estrictamente necesarios para las finalidades perseguidas.
Por lo anterior, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados por el PROVEEDOR o a la revocación de la autorización mientras exista una relación comercial o contractual entre EL PROVEEDOR y LA EMPRESA, y cinco (5) años más contados desde la terminación de la última relación contractual.
Sin embargo, los datos básicos del PROVEEDOR registrados en el software contable para efectos de la contabilidad, no podrán ser eliminados en cumplimiento de la normatividad legal tributaria.
d. Clientes, pacientes y usuarios: UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS como responsable y/o encargada del tratamiento de la información que conoce de sus CLIENTES, PACIENTES Y USUARIOS en virtud de la relación comercial y/o contractual sostenida entre las partes, manifiesta que estos datos serán recolectados, almacenados y usados para el cumplimiento de los deberes que han sido consagrados en la ley y en los contratos u órdenes de compra.
Por lo anterior, los datos personales de los CLIENTES, PACIENTES Y USUARIOS serán tratados con las siguientes finalidades:
• Prestar servicios de salud.
• Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud en desarrollo de las actividades y objeto social de la Clínica, como, por ejemplo, pero sin limitarse, actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización, petición, recaudo, cobranza, así como para actividades que provengan de los trámites propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas que lo regulan.
• Cumplir con las obligaciones contractuales adquiridas con el cliente.
• Diligenciar el Registro Individual de la Prestación de Servicios se Salud (RIPS).
• Medir la calidad del servicio mediante la recepción y efectiva respuesta a las sugerencias, quejas y reclamos.
• Realizar registros administrativos para las áreas de auditoria, facturación y contabilidad.
• Facturar y cobrar ante las personas naturales o jurídicas responsables del pago.
• Cumplir con las obligaciones contables y tributarias contempladas en las normas vigentes.
• Garantizar la seguridad de las personas y los bienes en los puntos de atención mediante el monitoreo a través de cámaras de vigilancia.
• Adelantar procesos de investigación, estadísticas y campañas de prevención y promoción, previo consentimiento del titular de la información.
El tratamiento de los datos personales se realiza durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades enunciadas, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales u obligaciones contractuales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.
De igual forma se precisa que de conformidad a la normatividad vigente se garantizar la protección de los datos personales de cada paciente y usuario sobre los cuales se garantice la atención en salud por medio de la modalidad de TELEMEDICINA.
Por su parte, el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999 conforme a los parámetros del Archivo General de la Nación y del Ministerio de Salud y Protección Social.
5.4. DEBERES DE UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
a. Garantizar el uso adecuado de la información que como RESPONSABLE DE LOS DATOS posee de los titulares (empleados, accionistas, proveedores y clientes).
b. Garantizar al TITULAR en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
c. Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias, de acuerdo a las definiciones legales que sobre conservación de documentos consagra la legislación colombiana.
d. Garantizar que la información sea almacenada bajo estrictas medidas de confidencialidad.
e. Tramitar las consultas y reclamos que se radiquen por parte de los titulares.
f. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
5.5. DEBERES DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
a. Ser veraz en la información entregada a UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
b. Mantener actualizada la información que se requiera por UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS con el fin de facilitar la gestión de la relación laboral, comercial o civil entre las partes.
5.6. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
a. Empleados: se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de los EMPLEADOS durante el proceso de selección y vinculación, la vigencia de la relación contractual y dentro de los ocho (6) años siguientes a la fecha de terminación de la relación laboral. Sin embargo, por razones administrativas, contables, fiscales, jurídicas e históricas de la información, algunos datos deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
Por consiguiente, serán conservados por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa, los documentos relacionados en el artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015.
Los datos relativos al tipo de contrato, cargo desempeñado, tiempo de servicio, salarios devengados, afiliaciones y pagos de seguridad social, prestaciones sociales y vacaciones serán conservados por término indefinido, exclusivamente para los siguientes fines:
o Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de funciones públicas.
o Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.
o Fines estadísticos o históricos.
b. Proveedores: se podrán recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de los PROVEEDORES durante la vigencia de la relación comercial o contractual y dentro de los cinco (5) años siguientes contados desde la terminación de la última relación comercial. Sin embargo, los datos básicos del PROVEEDOR registrados en el software contable para efectos de la contabilidad, no podrán ser eliminados en cumplimiento de la normatividad legal tributaria.
c. Accionistas: las limitaciones temporales al tratamiento de datos personales de ACCIONISTAS están condicionadas a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas mercantiles.
d. Clientes: El tratamiento de los datos personales se realiza durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades enunciadas, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales u obligaciones contractuales que dispongan lo contrario, se procederá a la supresión de los datos personales.
5.7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La autorización para el tratamiento de datos será solicitada por la EMPRESA cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos de empleados, clientes y proveedores. En esta se informarán los datos personales que serán recolectados y la finalidad específica del tratamiento para la cual se solicita dicha autorización.
La autorización será solicitada con anterioridad a la recolección de los datos a través de los formularios de Autorización para el Tratamiento de Datos o de cualquier otro medio autorizado por la ley. Sin embargo, no se requerirá autorización para el tratamiento de la información contenida en bases de datos que se encuentren a disposición del público en general.
Por su parte, el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad de la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999 conforme a los parámetros del Archivo General de la Nación y del Ministerio de Salud y Protección Social.
Con el fin de garantizar los derechos de los titulares de la información, se entenderá que la autorización cumple con los requisitos de ley cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del TITULAR que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. En ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. No obstante, la autorización del TITULAR no será necesaria cuando se trate de:
• Entrega de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Tratamiento de datos de naturaleza pública.
• Tratamiento en otros eventos previstos en la Ley 1581 de 2012 o sus decretos reglamentarios.
En consecuencia, UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS solicita autorización de tratamiento de datos bajo las siguientes circunstancias:
a. Los empleados deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales al momento de iniciar la relación laboral. Aquellos trabajadores que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
b. Los clientes deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales al momento de iniciar la relación contractual. Aquellos clientes que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
Se aclara que los pacientes y usuarios no firmarán autorización para el tratamiento y protección de datos, ya que la Historia Clínica está regulado por la ley 23 de 1981 y por la resolución 1995 de 1999.
c. Los proveedores deben dar su autorización para el tratamiento de datos personales durante el proceso de selección de proveedores. Aquellos proveedores que se encontraban vinculados a la empresa al momento de entrar en vigencia este procedimiento, firmaran la autorización de tratamiento una vez divulgada la política respectiva.
En aquellos casos en que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de las políticas de privacidad y uso de la información, la EMPRESA deberá comunicar al TITULAR dichas modificaciones con anterioridad o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas, lo cual se hará a través de la página web www.uganep.com o de cualquier medio habilitado (comunicaciones escritas enviadas al domicilio de los titulares, correos electrónicos, etc).
Además, se deberá solicitar una nueva autorización a los TITULARES cuando se realicen cambios con respecto a la finalidad del tratamiento.
Finalmente, no habrá lugar a la supresión total o parcial de los datos administrados ni a la revocación de la autorización mientras exista una relación laboral, comercial o contractual entre el TITULAR y UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
5.8. AVISO DE PRIVACIDAD
En aquellos casos en los que no sea posible poner a disposición de los TITULARES las políticas de privacidad y uso de la información, la EMPRESA informará sobre la existencia de las políticas que les serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que pretenda dar a sus datos personales a través del aviso de privacidad, el cual estará a disposición de los TITULARES en la página web de la EMPRESA UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS.
5.9. DERECHOS DE LOS TITULARES
Sin perjuicio de lo establecido en la ley, los TITULARES DE LOS DATOS contarán con los siguientes derechos:
a. Acceder a los datos personales que estén bajo el control de LA EMPRESA cuando actúe como responsable de la información, y ejercer sus derechos sobre los mismos.
b. Consultar de forma gratuita sus datos personales.
c. Cuando así lo requiera el TITULAR o cuando LA EMPRESA como responsable haya podido advertirlo, podrá solicitar información, actualización o rectificación de los datos contenidos en las bases de datos, de tal manera que satisfaga los propósitos del tratamiento.
d. Acudir sin limitación alguna, ante la persona o área designada por la EMPRESA, que asume la función de contacto en materia de datos personales.
e. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la EMPRESA, cuando dicha autorización sea requerida conforme lo previsto en la Ley 1581 de 2012.
f. Acudir ante la autoridad de vigilancia para presentar quejas por violación de las normas sobre tratamiento de datos personales. El TITULAR debe tener en cuenta que sólo se podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la EMPRESA.
Para el ejercicio de estos derechos, se podrá presentar consulta o reclamo, según sea el caso, mediante comunicación dirigida a UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS, la cual podrá ser enviada a la CARRERA 29 No. 44 - 48, o enviarla al correo electrónico info@uganep.com. En caso de requerir mayor información o aclaración podrá comunicarse al teléfono 6076852950.
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas:
• Por el TITULAR, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
• Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
• Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
5.10 CONTACTO EN CASO DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
La empresa designa como administrador de la información al CONTADOR, el cual tendrá como función primordial velar por el correcto uso de la misma. Para cualquier inquietud, el interesado puede contactar al correo electrónico info@uganep.com. En caso de requerir mayor información o aclaración podrá comunicarse al teléfono 6076475970.
5.11. CONSULTAS
Las consultas deberán ser presentadas por el titular de la información, sus causahabientes o representantes.
Las consultas de datos personales serán gratuitas (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el Responsable sólo podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.
El término máximo para dar respuesta a las consultas es de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Sin embargo, cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.12. RECLAMOS
El reclamo debe formularse mediante solicitud dirigida a la empresa con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
5.13. NOVEDADES DE LA BASE DE DATOS
En la base de datos de empleados se incluirán las siguientes leyendas de acuerdo a las novedades presentadas:
a. Consulta: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten consulta, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha de resolución. En caso de existir comentarios estos se indicarán por escrito en la casilla observaciones.
b. Reclamo incompleto: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten reclamo, pero este no cumpla con los requisitos básicos, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha en que se cumplirá el término para subsanar el defecto. En caso de existir comentarios estos se indicarán por escrito en la casilla observaciones.
Cuando el titular o sus causahabientes subsanen el defecto del reclamo, la leyenda reclamo incompleto será reemplazada por la leyenda reclamo en trámite.
c. Reclamo en trámite: cuando el titular de la información o sus causahabientes presenten reclamo completo, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha en que se cumplirá el término para dar respuesta. En la casilla observaciones deberá indicarse el motivo del reclamo.
Cuando se dé respuesta al reclamo, la leyenda reclamo en trámite será remplazada por la leyenda reclamo decidido.
d. Reclamo decidido: cuando se ha dado respuesta al reclamo completo presentado por el titular de la información o sus causahabientes, caso en el cual en la columna fecha inicial deberá indicarse la fecha de recepción y en la columna fecha final la fecha de resolución.
e. Información en discusión judicial.
5.14. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS está comprometida en efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información que allí reposa.
Es responsabilidad de todos y cada uno de los empleados de UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS que tengan acceso a las bases de datos de la compañía, guardar estricta confidencialidad de la información que allí reposa, por lo anterior se suscriben acuerdos de confidencialidad independientes y adicionales al contrato de trabajo.
El superior jerárquico de cada trabajador será quien determine la necesidad de dar acceso a la información contenida en las bases de datos, caso en el cual deberá asegurar la firma del acuerdo de confidencialidad con anterioridad a la autorización de acceso.
Las bases de datos físicas se encuentran ubicadas en las instalaciones de la empresa, las cuales están protegidas por circuito de vigilancia, y son administradas por UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS Los trabajadores no están autorizados para retirar carpetas ni expedientes de las instalaciones de la empresa.
Las bases de datos electrónicas están protegidas por usuarios y claves de acceso personales e intransferibles a las computadoras personales de cada trabajador, así como de usuarios y claves de acceso al software.
Los permisos de acceso al software se otorgan de acuerdo al cargo y sus funciones. En cuanto a la historia clínica, esta puede ser editada por el medico al momento de la consulta y hasta las 24 horas del mismo día. Los datos de tipo administrativo pueden ser editados por la UNIDAD DE GASTROENTEROLOGIA NUTRICION Y ENDOSCOPIA PEDIATICA – UGANEP SAS. El área de facturación, servicio al cliente, glosas y calidad tienen permiso de acceso a la historia clínica para el cumplimiento de sus funciones sin poder editar la información que allí se registra.
Para la realización de los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos, se asegura firma de acuerdo de confidencialidad por parte del proveedor contratado, el cual debe acreditar conocimientos y experiencia en mantenimiento de equipos de cómputo.
El Ingeniero del Software también suscribe acuerdo de confidencialidad.
6. DESARROLLO
Procedimiento para el ejercicio de los derechos del titular de la información.
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PHVA |
DESCRIPCIÓN |
RESPONSABLE |
REGISTRO |
|
P |
Presentación de solicitud. El TITULAR, sus causahabientes o representantes que requieran consultar, conocer, actualizar, rectificar, suprimir datos personales o revocar la autorización de tratamiento (cuando sea procedente) podrá presentar consulta o reclamo por escrito, según sea el caso. |
Titular de la información |
Consulta o reclamo físico o electrónico
|
|
P |
Contenido de la solicitud. Las consultas y reclamos deberán formularse por escrito con la identificación del TITULAR y la descripción de los hechos que dan lugar a la petición. |
Titular de la información |
Consulta o reclamo físico o electrónico
|
|
H |
admisión de la solicitud. Si el reclamo está completo se admite, en caso contrario, se requerirá al TITULAR dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. |
Contadora |
Consulta o reclamo físico o electrónico
Comunicación que inadmite el reclamo
|
|
H |
Tramite de la solicitud. Una vez recepcionada la solicitud, esta se direcciona al área correspondiente para su trámite y respuesta. El contador hace seguimiento al cumplimiento de los términos para el trámite y respuesta. |
Coordinador de Talento Humano Contadora
Tesorería |
Consulta o reclamo físico o electrónico
|
|
H |
Respuesta a la solicitud. La EMPRESA dará respuesta oportuna al TITULAR atendiendo de fondo la petición. Se entiende por oportuna, la respuesta dada dentro de los términos estipulados en la ley 1581 de 2012, es decir, los indicados en los numerales 5.11. y 5.12. La respuesta deberá notificarse por correo certificado a la dirección física y/o electrónica citada por el TITULAR en la consulta o reclamo. |
Contador |
Respuesta a la consulta o reclamo
|
|
V |
Registro de novedades. Según el estado del trámite, se registrarán las novedades indicadas en el numeral 5.13. |
Contador |
Formato Administración de consultas y reclamos sobre datos personales
|
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A |
ACTUAR. De acuerdo con el objeto del reclamo se realizarán los ajustes respectivos en las bases de datos de la empresa. |
Contador |
Bases de datos |
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Constitución Política de Colombia.
Ley 1581 de 2012.
Decreto reglamentario 1377 de 2013.
Decreto 886 de 2014.
Circular externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015.
8. CONTROL DE CAMBIOS
|
VERSION |
DESCRIPCION DEL CAMBIO |
FECHA |
|
01 |
Creación del documento. |
|
9. ANEXOS
Política de privacidad y uso de la información de empleados.
Política de privacidad y uso de la información de clientes.
Política de privacidad y uso de la información de proveedores.
Política de privacidad y uso de la información de accionistas.
Aviso de privacidad.
Autorización de tratamiento de datos de empleados.
Autorización de tratamiento de datos de clientes.
Autorización de tratamiento de datos de proveedores.
Acuerdo de confidencialidad.
